Gereksiz toplantıyı şıp diye tanımanıza yardımcı olabilecek bazı unsurlar var. Mesela, toplantı gündeminin bulunmaması, bunlardan biri olabilir. Gereksiz toplananlar, sebepsiz yere bir araya gelmeyi çok severler. Verimlilik odaklı olmayan bu tür buluşmalar, vakit ve efor kaybına yol açabilir. Konuşmalar genellikle problemlere çözüm bulmak yerine kısır döngü diyaloglar şeklinde devam eder. Esasen sıkılan katılımcılar, her şeyi anladıklarını göstermek için sürekli kafalarını sallar, normalde pek de kullanmadıkları defterlere uzun uzun notlar alır ve dağılırlar. Bir ofiste bu gibi durumlarla karşı karşıya kalmamak için düzenleyicilerin ilk olarak ‘’Önümüzdeki toplantı, gerçekten konuşulması gereken konuları içeriyor mu?’’ sorusu üzerine düşünmeleri gerekiyor.